¿No te ha pasado que, al organizar un evento, lanzar un producto o trabajar en un proyecto, todo se vuelve un caos? WhatsApp, correos perdidos, tareas olvidadas… y nadie sabe quién debía hacer qué. Ahí es donde entra Asana: una herramienta simple pero poderosa para poner orden, coordinar al equipo y asegurarte de que nada importante se quede en el aire.
Asana es una herramienta muy completa para gestionar tareas en un solo lugar. A diferencia de Trello, que se basa en el método Kanban (tableros, listas y tarjetas) y resulta ideal para proyectos visuales, simples o personales, Asana ofrece más estructura: múltiples vistas (lista, cronograma, calendario, tablero), mejores funciones para equipos con tareas interdependientes y flujos complejos, y más opciones para planear, monitorear y automatizar.
¿Qué ofrece la versión gratuita?
- Hasta 10 colaboradores.
- Tareas y proyectos ilimitados.
- Vistas: lista, tablero y calendario.
- Filtros de búsqueda básicos.
- Registro de actividad sin límite.
- Integración con herramientas de seguimiento de tiempo.
- Más de 100 integraciones: Google Drive, Dropbox, Slack, GitHub, entre otras.
No cuenta con aplicación de escritorio, pero sí tiene una extensión para Chrome y apps móviles para iOS y Android, que permiten sincronizar tareas y conversaciones en tiempo real.
En cuanto al almacenamiento, la versión gratuita ofrece espacio ilimitado, con un límite de 100 MB por archivo.
Cómo funciona Asana
1. Registro
Puedes crear una cuenta con tu correo electrónico, ya sea Gmail o corporativo. Asana te pedirá información sobre tu rol y cómo planeas usar la plataforma para configurar plantillas personalizadas.
Nota: Al registrarte, tendrás acceso por 14 días a funciones premium como portafolios, informes y cronogramas. Luego, pasarás automáticamente al plan gratuito (Asana Personal).
2. Crea tu primer proyecto
Por ejemplo, una empresa que diseña y vende cursos en línea sobre marketing digital puede usar Asana para organizar tareas de producción, lanzamientos y soporte.
3. Organiza el proyecto por secciones
Para un curso como «Diseño gráfico de campañas en Facebook», podrías tener secciones como:
- Planificación
- Producción del curso
- Marketing y lanzamiento
- Impartición del Curso
- Evaluación y Seguimiento
4. Asigna tareas al equipo
Cada miembro recibe tareas con fechas límite: diseño gráfico, copywriting, edición de video, etc. Puedes usar etiquetas de prioridad “Baja”, “Media” o “Alta”, agregar comentarios con feedback, y adjuntar archivos directamente a cada tarea. La vista de calendario permite visualizar el cronograma completo.
5. Finaliza y reutiliza
Una vez terminado el proyecto, puedes marcarlo como «Finalizado» y duplicarlo como plantilla para nuevos proyectos similares.
A continuación, se muestran las vistas gratuitas (Lista, Tablero y Calendario) aplicadas al proyecto ‘Diseño gráfico de campañas en Facebook’, como ejemplo de cómo organizar y visualizar tareas dentro de Asana. 👇
¿Conviene pagar Asana?
Para uso personal o equipos pequeños, los siguientes planes pueden ser útiles:
- Starter – $11 USD/mes
Ideal para equipos en crecimiento. Incluye herramientas de IA, usuarios ilimitados, cronogramas, diagramas de Gantt, generador de flujos de trabajo, informes, búsqueda avanzada, formularios y proyectos privados. - Advanced – $25 USD/mes
Diseñado para empresas con múltiples equipos. Además de todo lo anterior, incluye integraciones con Salesforce, Tableau y Power BI, opciones avanzadas de formularios, aprobaciones, gestión de recursos y más.
Mi consejo: prueba la versión gratuita durante algunas semanas y decide si realmente necesitas las funciones premium.
Conclusiones
Si trabajas con equipos grandes, flujos complejos o necesitas automatizar y medir carga de trabajo, Asana es una excelente opción. Su interfaz es amigable y sus funcionalidades permiten gestionar proyectos de forma organizada, clara y eficiente.
¿Te gustó Asana? Pruébala esta semana y cuéntame cómo te va. Y si ya la usas, ¿cómo te organizas con tu equipo? Responder a este correo o dejar un comentario es siempre bienvenido. Nos vemos en la próxima entrega con otra herramienta que valga la pena tener en tu radar.
