Cuando los proyectos rebasan los post-its, el pizarrón blanco, los mensajes personales y los correos electrónicos, es momento de utilizar un servicio de colaboración en la nube. Una buena opción es Airtable, una herramienta inspirada en el formato de hoja de cálculo que permite organizar grandes cantidades de información.
Fundada en 2012 y con sede en San Francisco, Airtable se describe como un híbrido entre una hoja de cálculo y una base de datos, adaptable a una infinidad de usos donde el trabajo colaborativo es el factor común.
En Airtable, todos los campos (columnas) pueden contener cualquier tipo de contenido: archivos adjuntos, notas de texto, casillas de verificación, enlaces a registros de otras tablas o incluso códigos de barras.
Su principal ventaja radica en la posibilidad de configurar la interfaz mediante plantillas, de acuerdo con las necesidades de cada proyecto. Esto elimina el diseño tradicional de tablas y permite organizar el contenido mediante filtros y agrupaciones de manera flexible.
Funciones principales de Airtable
Con la versión gratuita de Airtable, todos los proyectos parten de cinco visualizaciones básicas: Cuadrícula, Calendario, Galería de imágenes, Listas y Kanban (una vista que muestra los registros en forma de tarjetas). Dependiendo del número de campos y registros, se pueden crear diferentes tipos de vistas para mejorar la presentación de los datos.
Organiza tus datos con la Vista Cuadrícula de Airtable
Así luce la Vista Galley en Airtable
Además, todas las bases de datos cuentan con la opción de generar una vista tipo Formulario con los registros de la tabla. De esta manera, puede pedirle a su equipo o a su audiencia rellenen el formulario para el envío de registros a su base de datos.
Airtable también permite enlazar contenido relacionado de forma inteligente, evitando la duplicación de datos y creando relaciones productivas con apenas unos clics.
Integraciones y gestión avanzada de datos
Y no solo eso: Airtable facilita la integración con la mayoría de las aplicaciones y herramientas en línea, como Google Workspace, entre muchas otras.
Airtable permite el enlace de contenido relacionado de forma inteligente, así se elimina el ingreso de datos duplicados y con unos cuantos clics se pueden vincular sus elementos creando relaciones inteligentes con resultados productivos.
Entre las plantillas disponibles destacan las de calendario de contenido, seguimiento de proyectos, programación de redes sociales y calendario editorial para blogs. También existe una categoría llamada «Marketing», que incluye plantillas para la planificación de contenido editorial, emisión de podcast, producción de video, estrategia de marketing digital, entre otros.
Importación de datos a Airtable
Por otra parte, si ya cuentas con datos almacenados en archivos CSV, Hojas de cálculo de Google, documentos de Excel, Asana, Trello, calendarios o listas de contactos, puedes importarlos fácilmente a Airtable. Solo debes hacer clic en «Añadir» o «Importar» y seleccionar tu fuente de datos para comenzar a limpiar y organizar la información.
Al ser compatible con macOS, Windows, iOS y Android —tanto en móviles como en dispositivos de escritorio—, Airtable facilita la edición, el comentario y la colaboración en tiempo real. Es decir, los cambios realizados en los proyectos se sincronizan instantáneamente en todos los dispositivos de los miembros del equipo.
Versiones gratuita y de pago: ¿qué incluye cada una?
Airtable puede usarse gratuitamente, lo que incluye bases de datos ilimitadas, hasta 1000 registros por base, cinco editores, 1 GB de archivos adjuntos por base, 100 ejecuciones de automatización y acceso al diseñador de interfaces.
Sin embargo, si el proyecto requiere más registros, mayor espacio de almacenamiento o funciones avanzadas, es posible optar por planes de pago:
- Team: 24 dólares mensuales por usuario.
- Business: 45 dólares mensuales por usuario.
- Enterprise: con precios personalizados, según las características y necesidades de la organización.
Conclusión
Airtable se consolida como una herramienta versátil y poderosa para la organización de proyectos colaborativos que han superado las soluciones tradicionales. Su estructura flexible, basada en la combinación de hojas de cálculo y bases de datos, junto con funciones como la vinculación inteligente de contenidos, la integración con múltiples plataformas y la facilidad para importar datos, la convierten en una opción accesible tanto para equipos pequeños como para organizaciones más grandes. Además, su versión gratuita ofrece amplias posibilidades, mientras que sus planes de pago permiten escalar proyectos conforme crecen las necesidades de gestión y colaboración.
